前回のお話はこちら⇒【19】
仕事でよく回覧ってあるじゃないですか。
お知らせとかが書いてある紙を回して、ハンコを押したりして……。
ブラッキー社ももちろんあったんですが、さらにもう1つの”回覧”があったんです。
- 仕事だけどある意味業務外な回覧
- ブラッキー社の回覧業務のやり方
- 回覧を回したら終わりではない！
- 商品受取日もやることがある回覧業務
- 【回覧って私が思ってたのと違う】ブラッキーな会社の時の話｜まとめ
- 次回のお話
仕事だけどある意味業務外な回覧
ブラッキー社では営業さんたち向けの仕事に関する回覧がありました。
が、その他にも全社員向けに回す回覧がありました。
そしてその回覧を作成していたのが、私たちのいた飲料系事務。
全社員向けの回覧ってなかなか無いような気がしますよね？
だって普通そういうのってメールで送ったほうが効率が良いし……。
取引先の商品を購入するかどうかの回覧
さて、私たち飲料系事務の仕事である回覧業務とはどんなものなのかというと、ずばり、取引先の商品を購入するかどうかの回覧です。
……分かります、意味？
いつもクリスマスやお盆の前になると、クリスマスケーキやチキン、うな重などを購入しませんかーというお知らせが取引先の企業から届きます。
で、これを暗黙の了解で「みんなできるだけ買えよ」って言われているんです。
もちろん買わないといけないわけでは無いんですが、他の従業員が買わないと営業さんが購入しなければいけない数が増えるとかなんとか……。
もう意味が分からん。
ちなみにこれ、普通に個人でも購入できます。
企業だけに案内が送られているわけでは無く、普通にその取引先企業の店舗でチラシが配られているんです。
ですが、会社の人が買ったということを取引先にアピールしなければいけないため、会社として注文をしなければいけません。
なので、誰が何を買うのか把握するために回覧を作り、その数を集計して飲料系事務が発注するという訳です。
絶対回覧にする必要はないけど紙で回覧
ちなみにブラッキー社は古い体質の会社なので、もちろん紙で回覧を回します。
絶対これ、回覧じゃなくていいでしょ……って思うんですが、多分
- 営業は誰がどのくらいかったのかを見てから買う数を決めるから
- 企業からくるお知らせがそもそも紙なので、紙でしかできないと思っている
- そもそも効率的なやり方を考えられない
という理由からだと思います。
多分一番の理由は3のやつ。
ブラッキー社の回覧業務のやり方
皆さんは回覧ってどういう風な手順で行いますか？
まあ、普通に考えて
- お知らせする内容の文書を作成する
- バインダーなどに挟んで回す
- 読んだ人はサインやハンコを押して次の人に回す
- 順番に回して、最終的に回した人のところに戻ってくる
みたいな流れだと思うんです。
でもブラッキー社は一味違います！（笑）
回覧前の下準備
基本的にブラッキー社では、企業から来た商品のお知らせ（チラシ）と、各社員の名前・商品名・購入数を記載するための紙（エクセルで作った名簿）をセットにして回すことになっています。
ですが商品名をそのまま書いて貰うようにすると記入する人が大変なので、チラシに番号を振っておきます。
また、チラシに載っている金額が税抜きの場合は、飲料系事務が計算して消費税込みの金額を記入します。
税抜き・税込み金額ですって書けばよくない？計算してあげる必要ある？
そしてチラシを完成させたら4部印刷します。
なぜ4部かというと、本社屋1階・本社屋2階・本部・別のグループ会社（今まで書いてなかったけど実は存在する）に分けて回覧するからなんです。
なのでもちろん、本社屋1階メンバーの名簿・本社屋2階メンバーの名簿……と分けられています。
その名簿をそれぞれ印刷し、チラシをつけて回覧するという訳です。
回覧時にも面倒くさい手順がある
じゃあ、あとは回覧するだけ！
ってまあ普通はなりますが、回覧を回すのにもちょっと一工夫あるところが流石ブラッキー社。
本社屋1階は私たちがいる場所だったのですぐ回せたのですが、そのほかの3つはちょっと違うんです。
〇本社屋2階
まずは回覧があることを一番下っ端あたりの人間に内線で伝えておく。1階出入り口にあるボックスに総務の引き出しがあり、その中に回覧を入れておくと総務の人が2階へ運んでくれる。（飲料事務は本社屋1回で働いているので、自分で届けたほうが確実に早い）
〇本部
まずは本部の人間（一番下っ端）に電話し、回覧することを伝える。さらに総務の人にも本部宛の回覧があり、持って行ってほしいことを伝える。本部宛の回覧は総務ボックスに入れておき、総務の人が本部に行くタイミングで持って行ってもらう。
〇グループ会社
グループ会社の特定の人に電話し、回覧があることとボックスのグループ会社用引き出しに入ってることを伝える。グループ会社の人が本社屋に来たタイミングで持って行ってもらう。
てな感じです。
もう、いちいち電話するのが面倒くさい！
だって出なかったらまた電話しなきゃいけないんですよ！
そもそもなぜメールではなく紙なのかというと
じゃあメールで「回覧あるので持って行ってください」とかって送ればいいんじゃないの？
って思われるかもしれませんが、実はブラッキー社って個人のメールアドレスが無いんです。
入社した時びっくりした部分でもあります。
ここで何となく察したかと思いますが、何故毎回紙で回覧するのかというと、個人のメールアドレスが無いからなんです。
もちろんメールで社員全員に送り、その結果をまとめるのも面倒ではありますが、確実に紙で回覧するよりは楽なはず。
ですが個人のメールアドレスが無いために、さらに面倒くさいことになっていたのでした。
回覧を回したら終わりではない！
そんなわけで回覧を回すまでの準備ですら一苦労なブラッキー社。
しかし回覧を全員に回覧してもらうのだって一苦労です。
そんでもって回覧後にもやることがあるんです。
全員に回覧するのも一苦労
この回覧は回す順番が決まっておらず、「いる人に回して」と伝えてあります。
なんですが、営業さんは何も考えずいない人（出張・有給など）の所に置きますし、そもそも溜めておきがちなんですよ……。
みたら10分ぐらいで回してくれよ。
そんなわけでどこまで回ったのか分からないのがかなり辛いところでした。
期限までに回らないと、全員に回覧せずに集計してしまうこともあります。
回覧後の集計とお届け日
回覧を回収したら、次はそのデータをまとめ、注文書を作成しなければいけません。
まずは戻ってきた回覧をみて、Excelで作った名簿に購入する商品と個数を入力していきます。（=手書きで書いてあるのをデータ化するだけ）
そして
- 各購入者ごとの合計購入金額
- 会社全体での購入金額
を出していき、総務の経理担当にこの内容を伝えます。
そうすると経理担当は会社全体での購入金額分のお金をくれるので、飲料事務またはその取引先担当の営業さんがお金を支払うという流れだったと思います（うろ覚え）。
購入者各々からの請求は給与からの天引きだった気がしますが……、私は1度しか購入しなかったので全く覚えてません。笑
まぁこの流れはそこまでおかしくないかな？と思うんですが、個人的に面倒だなーと思っていたのが、商品お届け日を購入者に確認する作業でした。
コンビニとかスーパーでクリスマスケーキとか恵方巻を頼んだことあるなら分かると思いますが、あれって当日しか受け取れない訳じゃなくて、何日か期間がありますよね？
「クリスマスなら12月23~25日の3日間受け取り期間があり、その間で指定して受け取る」みたいな。
それと全く同じなので、購入者がいつ商品を受け取りたいかも確認しなきゃいけないんです。
正直、回覧した紙に受け取り希望日を書けるようにしておいて欲しいんですけど！！
（いや記憶があいまいだっただけで、受取日に仕事休みの人だけ確認してたのかな？）
とりあえずまあ、そんなことをこちらから確認しなきゃいけないという面倒さですよ。
で、受取日が複数ある場合は受取日ごとに注文書を作らなければいけないんです。
税金込みの金額が提示されてたらいいんですけど、税抜き金額だった場合1円とか変わってくるんで面倒なんですよね……。
商品受取日もやることがある回覧業務
さて、商品購入の回覧を回し、集計・注文・支払いも終えたら回覧業務終了！……とはならず。
商品が届けられる当日も、回覧業務担当はやることがあります。
届いた商品を購入者ごとにまとめる
そもそもこの回覧業務というのは、飲料事務の1人が全てを担っているわけではありません。
それぞれ担当の取引先を決めており、A社担当・B社担当・C社担当……と分かれているんです。
なので土用の丑の日やクリスマスの時は、2・3社分の回覧が同時に回るわけです……。
で、この担当は商品が届いた日にもやることがあります。
それは、購入者ごとに商品をまとめるという作業です。
流れはというと
- 届いた商品の個数があっているか確認する
- 商品を購入者ごとに分けていく（ケーキはAさん1個、Bさんが2個。チキンはAさん1個、Cさん2個……って確認しながら分けていきます。）
- 購入者ごとにすべての商品を仕分けたら、購入者ごとに商品を袋に入れて、箸やフォークなどを個数分入れていく。
- 袋ごとに分けたら、購入者の名前が書いてある紙を貼り付ける
- まとめた袋は社屋外の靴箱の上に並べて置いておく
という流れになっています。
靴箱は3話で出てくるこれです。
こうやってくれると受け取る側は楽ですけど、わたしみたいなズボラは購入者本人が受け取りに行くのじゃダメなの？って思ってしまうんですよね。
しかも、これをやるのは回覧担当の飲料事務なんですよ……。
思い出：1年で一番量が多い時に回覧を担当したら
ここからは私の思い出話。
クリスマスの時期は3社分の回覧を回すので、私も1社回覧を担当することになりました。
そして商品が届く日の当日。
毎年この日は大量の商品が届くようで、飲料事務はもちろん他の部署の事務も総出で商品の仕分けをするみたいなんです。
でも初めての私は正直、「そんなかかる？人そんなに必要？」とか舐めてたんですよね……。
だって今回の回覧担当は3人いるんですよ、3人いるんだから十分じゃない？って。
実際はどうだったかというと、10時とかに商品が届いて10名ほどのメンバーで普通に昼前まで仕分けをしていました。（普段は1人2人で1時間ぐらい）
多すぎない？？？
この約2時間の間は自分の仕事ができないのでかなり痛いですし、もし他部署の事務が手伝ってくれなかったらと思うとめちゃくちゃ怖いですよね。
しかも量が多すぎて置くスペース無くなったり、商品をに来た人は自分のがすぐ見つからず大混雑。
これ、もっといいやり方が絶対あると思うんですけど、この方法を変える気ないんですか……？
この作業って仕事とは関係ない部分なので別に評価させるわけでもないし、全く利益を生まないし。
それなのに2時間ぐらい自分の仕事を中断して利益にならないことをしていたので、なんだか途中で「私は何やってんだろうなー」ってめちゃくちゃ思いながら仕分け作業してました。
ほんとうに虚しいんですよねこの作業。
仕事の利益に全く関係ないし、誰も感謝してくれないし。
【回覧って私が思ってたのと違う】ブラッキーな会社の時の話｜まとめ
今回はブラッキー社の回覧業務についてのお話でした。
これだけ”回覧回覧”言っててアレなんですけど、もはや回覧業務と言っていいのかも謎ですよね。
そんでもって、こういうのって普通メールでやりません？
非効率的な紙での回覧っていうのが本当に意味が分からなくて。
皆真面目に必死にやってるのを見て訳分かんねぇなーと思ってた出来事でした。
次回のお話
もうしばらくお待ちください。
