前回はこちら⇒【15】
今回からはマンガなしの文章のみでエピソードを書いていきます。
マンガは余力があったらそのうち描くつもりです。
また私が「これってどうなの？？」って思ったエピソードですが、そんなの別に普通だよーとのことでしたら消すつもりです。
普通の事務のお仕事が分からなくて……。
決められたとおりにする気がない
営業によって事務の対応が異なるものが多いというかほとんどで、何故ここまで事務が営業のためにしてあげなければいけないのかと常に思っていました。
例えば各営業に配布する資料や営業宛のファックス。
本来であれば各営業のボックスに入れることになっているのに、決まった書類やファックスのみデスクに置いてくれと言う人がいるんです。
よほど重要なものならまだしも、他の営業は同じものをボックスに入れてもらってるんだから自分で取りに行けよと思います。
取りに行くのに1分もかからないし。
また前回の記事で「会社の人たちはデジタルを使いこなせなくてアナログだ」的なことを書きました。
それは文字を書く以外にも影響が出ており……。
見積もり入力のやり方に統一性が無い
私たちのお仕事には見積もりを入力するという仕事もあります。
仕事自体はシンプルに見えますが、商品の納品先によって入力するシステムが色々と異なってきます。
ある取引先ではエクセルで作られたシートに入力後、メールで送信。
別の取引先では取引先独自のwebシステムに入力。
またある取引先ではブラッキー社が使っているシステムに入力後、メールやファックスを送信。
……とまぁ色々あるわけです。
それぞれやり方が異なってくるのでめんどくさいっちゃめんどくさい。
ですがどれも覚えてしまえば簡単なものでした。
ただそこからめんどくさいのが、営業によって
- 見積もりの内容を営業に書いてもらって事務で入力する
- 営業自身で入力してもらう
- 締め切り時間までに何も言われなかったら前回と同じ内容
- 毎回こちらから営業に聞いて事務が入力
など、やり方が混在していること。
一応やり方がきちんとしているのもあったんですけどね。
しかもブラッキー社が使用しているシステムを使って入力をするものの中でも、
「取引先Aのものは事務が内容を聞いて入力」
「取引先Bでは営業自身で入力してもらう」
などとやり方がさらにまちまち。
エクセルのは営業が自分で入力して、ブラッキー社のシステムでは事務が入力、とかではないんです。
基本的なことは変わらないのに（型に見積金額と商品名を書く）、取引先ごとによって営業のやり方が変わる。
わざわざ取引先ごとで誰が入力するのかを変える必要はあるのかとずっと疑問でした。
明確な理由は分かりませんが、ブラッキー社で使用しているシステムの使い方が分からず、店舗によって入力できるものとできないものがある営業がいるよう。
（同じシステムだからやり方は一緒なのに……訳が分からない）
その為営業自身で入力する場合と、こちら（事務）が聞いて入力しないといけない場合があるようでした。
また人によっては、基本的に自分でエクセルに入力するのに、エクセル見積もりの取引先Cは事務が聞いて入力するということもあります。
マジで意味わからんから自分で入力してくれ……。
そして何も言われなかったら前回と同じ内容というのは、その営業の商品の価格変動があまりないからなんだそうです。
でもたまに「あ、もう見積もり送っちゃった？」とか言われるからしんどい。
（別にそれは自分のせいだと分かっているらしく、怒られるということはないです。）
決められた手順を踏まないために事務が修正
とある書類の作成の話。
この書類は他部署に処理をしてもらうものなので、きちんと書いてもらわなければいけないものです。
基本的に、担当営業の名前・日付・商品名・商品単価・個数・金額・商品の合計金額が必要。
しかし営業によっては
- 数量と単価だけ書いて合計金額を書かない
- 商品名や担当者名をシステム登録番号で書く
- そもそも丸ごと全部事務に書かせる
など、こちらも見積もり同様やり方がまちまち。
しかし最終的には事務がチェックを行い、必要事項をすべて書いてから書類を回します。
なので合計金額はこちらで算出して記入、システム番号のみの場合はこちらで商品名や担当者名を記入、その他足りない内容はこちらで記入するというカタチ。
この時点でちょっとめんどくささはあります。
そして問題なのが部長です。
部長はその書類の作成をお願いされてから、2・3週間は普通に放置します。
普通に締め日を過ぎて、相手会社に怒られるということもありました。
（その時の話が13.5話です。取引先にも影響のある書類の為、締め日に間に合わなかったことでバチクソ怒られました、私が。）
もちろん怒られた後に部長にお願いして、出来るだけ早く書いて貰いました。
するとために溜め込んでいた分、大量の処理しなければいけない書類が……。
そして確認してみると、書類の書き方がおかしいんです。
その書類には1枚につき4商品ぐらい書くことができ、それぞれ金額を出します。
続いて下の方に、その紙に書かれている商品の合計金額を書くというカタチです。
事務は営業から書類を貰って内容を確認後、商品名の横にシステムで登録されている取引先番号を記入してから、他部署へ回します。
しかし部長の記入した書類を見ると、同じ商品ごとに合算して記入しているんです。
同じ商品であれど販売された日や店舗などが違うため、まとめて記入するとシステムにきちんと入力ができなくなります。
もちろん私は先輩にも確認し、書き方がおかしいことを確認してから部長に修正をお願いしに行きました。
しかし部長は
「間違ってない！」
「いつもそうやって書いてるけど、あいつ（一番歴の長い先輩）から何も言われてない」
「あいつがいるときにちゃんと確認して」
との返答。
その日は一番歴の長い先輩が有給だったので、すぐに確認するということが出来ませんでした。
そして翌日、会社に来た先輩に確認したのですが……。
「あぁーそれね……。いつも部長に言っても直してくれないから、こっちで直すようにしてるんだよね。」
なんと！自分が間違っているのを受け入れず、間違ったまま事務に渡して無駄な仕事を増やしていたようでした。
結局こちらで直さなければいけないので、ほぼ1から事務が書き直す羽目に。
そのうえ、溜めに溜め込んでいたので通常多くても3・4枚のところを、20枚ほど書くことに！
まじで、ゆるさん。
何が腹立つって、先輩も間違っているって何度も伝えていたのに直す気が無いところと、私が間違っているって言ってきたところですよ。
それに先輩がいたらすぐに反論してくれただろうに、たまたまお休みだったという不運……。
その後も間違った書類が来ますが、諦めてこちらで修正を行うことになったのでした。
スタバのカスタム並み以上の要求の激しさ
普通の事務がどうなのかが分からないのでアレなんですが、こんなに要求が激しいことってある？？と思っていました。
なんだかお茶くみを思い出しました。
今でも会社によってはお茶やコーヒーを出すときに、
「○○さんは砂糖なしミルクあり、○○課長はブラック、○○主任はミルクのみ……」
みたいなのがあるじゃないですか。
あれの仕事バージョンでは？と常々感じていました。
多分元々は決められたやり方があって、皆それに沿ってやっていたんだと思います。
ですがちょっとずつ営業のお願いを聞くようになり、それが次第に各営業ごとのルールと化していったのではないかと推測しています。
つまり事務が甘やかさずにその通りやってと言えばよかったのではないでしょか？
その事務せいで、その後の事務も営業の奴隷にならなければいけないわけで……。
「事務が奴隷のようになんでもかんでもお願いを聞くからめんどくさいことになってんじゃーん」
と、私はずっともやもやしていたのでした。
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